Seit der Pandemie hat sich in vielen Unternehmen das hybride Arbeiten etabliert: ein paar Tage im Büro, ein paar Tage zu Hause - flexibel, effizient und beliebt. Doch mit dieser Flexibilität steigen auch die Risiken für sensible Unternehmensdaten. Es entstehen neue Herausforderungen, vor allem in Bezug auf den Datenschutz:

• Was passiert mit vertraulichen Notizen zu Hause?
• Wie werden Ausdrucke und Entwürfe richtig und sicher vernichtet?
• Wer überwacht die Einhaltung der DSGVO-Vorschriften im Homeoffice?

Hybrides Arbeiten ist in aller Munde - doch der Datenschutz hat oft noch nicht aufgeholt. Ohne klare Regeln und technische Unterstützung können schon kleine Versäumnisse erhebliche Folgen für die Datensicherheit haben.

Welche Daten fallen beim hybriden Arbeiten an?

Auch wenn die Kommunikation zunehmend über digitale Tools erfolgt, werden im Arbeitsalltag weiterhin viele Informationen auf Papier erstellt. Oft aus Gewohnheit, Bequemlichkeit oder weil sich komplexe Sachverhalte auf Papier besser strukturieren lassen. Typische Beispiele:

• Kundendaten aus CRM-Systemen, ausgedruckt zur Besprechung
• Entwürfe und Ideen auf handschriftlichen Notizen
• Ausdrucke von Angeboten, Verträgen oder Rechnungen
• Versandetiketten mit persönlichen Daten
• Interne Prozessdokumente oder Arbeitsanweisungen

Diese Dokumente enthalten sensible Informationen und unterliegen daher den Datenschutzbestimmungen. Ein unsachgemäßer Umgang kann nicht nur einen Imageschaden verursachen, sondern auch rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

Die Lösung: Sicherheitskonzept für hybride Teams

Um Datenschutz und Informationssicherheit auch bei der Arbeit von zu Hause aus zu gewährleisten, braucht es klare Strukturen, verbindliche Regeln und die richtige Ausstattung. Hier sind fünf konkrete Maßnahmen, die Unternehmen jetzt ergreifen sollten:

1. Klare Richtlinien für Mitarbeiter

• Welche Daten dürfen ausgedruckt werden?
• Wie sollen die Ausdrucke aufbewahrt und vernichtet werden?

2. Ausstattung der Heimbüros mit Aktenvernichtern

• Kompakte, leise Geräte mit Sicherheitsstufe P-4 oder höher
• Sofortige Vernichtung statt Zwischenlagerung im Papierkorb oder auf dem Schreibtisch

3. Schulungen und Sensibilisierungskampagnen

• Regelmäßige Schulungen zu Datenschutzthemen speziell für hybrides Arbeiten
• Praktische Tipps für den Umgang mit sensiblen Daten im privaten Umfeld

4. Checklisten

• Für regelmäßige Datenschutzkontrollen im Homeoffice

5. Zentrale Rückgabemöglichkeiten

• Zum Beispiel Sammelboxen im Büro, in denen sensible Dokumente aus dem Home-Office gesammelt und fachgerecht entsorgt werden können

Datenschutz ist Teamarbeit

Ein modernes Sicherheitskonzept denkt nicht nur digital. Es berücksichtigt auch analoges Verhalten - insbesondere im Umgang mit Papier. Der bewusste Umgang mit Papierdokumenten ist ein wesentlicher Bestandteil der Unternehmenssicherheit. Unternehmen, die hier proaktiv handeln, minimieren nicht nur das Risiko von Datenschutzverstößen und Bußgeldern, sondern stärken auch nachhaltig das Vertrauen ihrer Kunden und Mitarbeiter.

Hybrides Arbeiten erfordert neue Lösungen für den Datenschutz.

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