Incluso en la oficina digital se crean documentos sensibles en papel: la destructora de documentos cierra una brecha de seguridad que a menudo se pasa por alto.
Servicios en la nube, firmas digitales, flujos de trabajo sin papel: El mundo laboral es cada vez más digital. Y, sin embargo, los documentos impresos acaban todos los días en despachos, salas de reuniones o despachos domésticos. La idea de una "oficina sin papeles" suena tentadora, pero es (todavía) un mito.
Mientras las empresas invierten en seguridad informática, hay un aspecto que suele pasar desapercibido: la seguridad física de los datos. Porque cada documento impreso puede convertirse en una vulnerabilidad si no se destruye adecuadamente.
Los contratos se firman digitalmente, las facturas se envían por correo electrónico y la información de los clientes se almacena en la nube en lugar de en un archivador. Pero quien piense que con esto se acaba el capítulo del "papel" en la oficina se equivoca. Incluso en el lugar de trabajo digital, los documentos confidenciales siguen creándose en papel. Los estudios demuestran que incluso las empresas altamente digitalizadas imprimen documentos con regularidad.
Especialmente en entornos de trabajo híbridos con ubicaciones de trabajo cambiantes, el número de impresiones físicas a menudo aumenta de nuevo, y con ello los requisitos para el tratamiento seguro de los documentos en papel.
Ejemplos típicos del trabajo diario:
Todos estos documentos pueden contener información personal o confidencial y, por tanto, están sujetos a la protección de datos.
La seguridad digital está en boca de todos: cortafuegos, protección por contraseña, autenticación de dos factores. Pero, ¿qué ocurre con la seguridad física de los datos? Un documento impreso tirado a la basura, una nota en el escritorio o un borrador de contrato olvidado en la impresora son riesgos reales que pueden dar lugar a infracciones del RGPD.
Los dispositivos físicos de almacenamiento de datos forman parte de la seguridad de la información y deben protegerse tanto como los digitales.
Incluso en una empresa que opera digitalmente, una destructora de documentos profesional forma parte del equipamiento básico. Una destructora de documentos moderna es ahora una herramienta activa de protección de datos, no un viejo dispositivo de la era analógica. Ayuda a destruir documentos de forma segura, rápida y conforme a la ley.
¿A qué debe prestar atención?
intimus International ofrece una gama de destructoras comerciales para cada necesidad: desde modelos que ahorran espacio para oficinas domésticas hasta grandes destructoras comerciales para oficinas de planta abierta.
El futuro es digital, pero el papel está lejos de desaparecer. Si quiere trabajar con datos realmente seguros, no sólo tiene que protegerlos digitalmente, sino también destruirlos físicamente. Por tanto, una destructora de documentos no es una reliquia del pasado, sino una contribución activa al cumplimiento y la protección de datos en la empresa.
