Desde la pandemia, el trabajo híbrido se ha impuesto en muchas empresas: unos días en la oficina, otros en casa... flexible, eficaz y popular. Pero con esta flexibilidad también aumentan los riesgos para los datos sensibles de la empresa. Surgen nuevos retos, especialmente en lo que se refiere a la protección de datos:

• ¿Qué ocurre con las notas confidenciales en casa?
• ¿Cómo se destruyen de forma adecuada y segura las impresiones y los borradores?
• ¿Quién supervisa el cumplimiento de la normativa LOPDGDD en la oficina doméstica?

El trabajo híbrido está aquí para quedarse, pero la protección de datos a menudo todavía no se ha puesto al día. Sin normas claras ni apoyo técnico, incluso los pequeños descuidos pueden tener consecuencias importantes para la seguridad de los datos.

¿Qué datos se crean en el trabajo híbrido?

Aunque la comunicación se realiza cada vez más a través de herramientas digitales, en el trabajo diario se sigue creando mucha información en papel. A menudo por costumbre, comodidad o porque las cuestiones complejas pueden estructurarse mejor en papel. Ejemplos típicos:

• Datos de clientes procedentes de sistemas CRM, impresos para su discusión.
• Borradores e ideas en notas manuscritas
• Impresiones de presupuestos, contratos o facturas
• Etiquetas de envío con datos personales
• Documentos de procesos internos o instrucciones de trabajo

Estos documentos contienen información sensible y, por tanto, están sujetos a requisitos de protección de datos. Una gestión inadecuada no sólo puede dañar la reputación, sino también acarrear consecuencias legales.

La solución: Concepto de seguridad para equipos híbridos

Para garantizar la protección de datos y la seguridad de la información incluso cuando se trabaja desde casa, se necesitan estructuras claras, normas vinculantes y el equipo adecuado. He aquí cinco medidas concretas que las empresas deberían tomar ya:

1. Directrices claras para los empleados

• ¿Qué datos pueden imprimirse?
• ¿Cómo deben almacenarse y destruirse las impresiones?

2. Equipar las oficinas domésticas con destructoras de documentos

• Aparatos compactos y silenciosos con nivel de seguridad P-4 o superior
• Destrucción inmediata en lugar de almacenamiento temporal en la papelera o sobre el escritorio

3. Campañas de formación y sensibilización

• Formación periódica sobre temas de protección de datos específica para el trabajo híbrido
• Consejos prácticos para el manejo de datos sensibles en el entorno privado

4. Listas de comprobación

• Para comprobaciones periódicas de la protección de datos en la oficina doméstica

5. Opciones de devolución centralizada

• Por ejemplo, buzones de recogida en la oficina donde se puedan recoger los documentos confidenciales de la oficina de origen y eliminarlos adecuadamente.

La protección de datos es un trabajo en equipo

Un concepto de seguridad moderno no sólo piensa en digital. También tiene en cuenta el comportamiento analógico, especialmente cuando se maneja papel. El manejo consciente de los documentos en papel es un componente crucial de la seguridad corporativa. Las empresas que actúan de forma proactiva en este ámbito no sólo minimizan el riesgo de infracciones y multas en materia de protección de datos, sino que también refuerzan de forma sostenible la confianza de sus clientes y empleados.

El trabajo híbrido requiere nuevas soluciones de protección de datos.

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