Depuis la pandémie, le travail hybride s'est imposé dans de nombreuses entreprises : quelques jours au bureau, quelques jours à la maison - flexible, efficace et populaire. Mais cette flexibilité s'accompagne d'une augmentation des risques pour les données sensibles de l'entreprise. De nouveaux défis apparaissent, notamment en matière de protection des données :

• Qu'advient-il des notes confidentielles à la maison ?
• Comment les impressions et les brouillons sont-ils détruits correctement et en toute sécurité ?
• Qui contrôle le respect des réglementations RGPD dans le bureau à domicile ?

Le travail hybride est là pour rester - mais la protection des données n'a souvent pas encore rattrapé son retard. En l'absence de règles claires et de soutien technique, même de petites négligences peuvent avoir des conséquences importantes pour la sécurité des données.

Quelles sont les données créées dans le cadre du travail hybride ?

Même si la communication se fait de plus en plus par le biais d'outils numériques, de nombreuses informations continuent d'être créées sur papier dans le cadre du travail quotidien. Souvent par habitude, par commodité ou parce que des questions complexes peuvent être mieux structurées sur papier. Exemples typiques :

• Données sur les clients provenant de systèmes de gestion de la relation client (CRM), imprimées en vue d'une discussion
• Brouillons et idées sur des notes manuscrites
• Impressions de devis, de contrats ou de factures
• Étiquettes d'expédition contenant des données personnelles
• Documents de processus internes ou instructions de travail

Ces documents contiennent des informations sensibles et sont donc soumis aux exigences en matière de protection des données. Un traitement inapproprié peut non seulement nuire à la réputation de l'entreprise, mais aussi avoir des conséquences juridiques.

La solution : Concept de sécurité pour les équipes hybrides

Pour garantir la protection des données et la sécurité de l'information même en cas de travail à domicile, il faut des structures claires, des règles contraignantes et l'équipement adéquat. Voici cinq mesures concrètes que les entreprises devraient prendre dès maintenant :

1. Des directives claires pour les employés

• Quelles données peuvent être imprimées ?
• Comment les impressions doivent-elles être stockées et détruites ?

2. Équiper les bureaux à domicile de destructeurs de documents

• Appareils compacts et silencieux avec un niveau de sécurité P-4 ou supérieur
• Destruction immédiate au lieu d'un stockage temporaire dans la corbeille à papier ou sur le bureau

3. Formation et campagnes de sensibilisation

• Formation régulière sur les thèmes de la protection des données, spécifiquement pour le travail hybride
• Conseils pratiques pour le traitement des données sensibles dans l'environnement privé

4. Listes de contrôle

• Pour des contrôles réguliers de la protection des données dans le bureau à domicile

5. Possibilités de retour centralisé

• Par exemple, des boîtes de collecte dans le bureau où les documents sensibles du bureau d'origine peuvent être collectés et éliminés de manière appropriée.

La protection des données est un travail d'équipe

Un concept de sécurité moderne ne se contente pas de penser numériquement. Il prend également en compte le comportement analogique, en particulier lors de la manipulation du papier. La manipulation consciente des documents papier est un élément crucial de la sécurité des entreprises. Les entreprises qui agissent de manière proactive dans ce domaine ne minimisent pas seulement le risque de violations de la protection des données et d'amendes, mais renforcent aussi durablement la confiance de leurs clients et de leurs employés.

Le travail hybride exige de nouvelles solutions de protection des données.

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